Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników przetwarza ich dane osobowe. Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych, pracodawcy są zwolnieni z obowiązku rejestracji zbioru danych osobowych. Podobnie w przypadku danych osób świadczących usługi na rzecz przedsiębiorcy na podstawie umów cywilnoprawnych.
Częstą praktyką, szczególnie w przypadku trochę większych przedsiębiorstw, jest częściowe powierzenie przetwarzania danych osobowych pracowników, np. w celu obsługi płacowej.W związku z tym powstaje pytanie czy podmiot, któremu powierzono przetwarzanie danych powinien zgłosić do GIODO zbiór danych. Zgodnie z interpretacjami GIODO, nie ma takiego obowiązku pod warunkiem zawarcie umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych pomiędzy pracodawcą a podmiotem, który będzie przetwarzać dane osobowe pracowników. Jest to spowodowane tym, iż podmiot, któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych na podstawie umowy nie staje się administratorem tych danych.
Należy jednak pamiętać o tym, że konieczne jest sporządzenie osobnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Udzielenie przez pracodawce pełnomocnictwa do podpisywania PIT 11 czy reprezentowania pracodawcy wobec Urzędu Skarbowego czy ZUS nie jest tożsame ze skutecznym powierzeniem przetwarzania danych osobowych. Jest to w praktyce częsty błąd pracodawców i biur rachunkowych.
Oczywiście, podmiot, któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych, pomimo braku konieczności rejestracji zbioru, powinien przestrzegać zasad ochrony danych osobowych oraz przetwarzać dane osobowe wyłącznie w celu, w jakim zostały mu one powierzone. Ponosi on odpowiedzialność wobec administratora danych za niewłaściwe przetwarzanie powierzonych danych osobowych.
Z tym tematem wiążą się zagadnienia treści, jaką powinna zawierać umowa powierzenia danych osobowych oraz zakresu danych osobowych, których podania może żądać od pracownika pracodawca. Kwestie te zostaną poruszone w kolejnych wpisach.
